Preservação da Memória Ferroviária e Eficiência Operacional na CBTU
Preservação da memória ferroviária da CBTU diante do risco das aposentadorias e do PDV.
- Cliente
- Companhia Brasileira de Trens Urbanos — AC e STUs
- Segmento
- Mobilidade urbana e transporte ferroviário
- Metodologia
- Método Docfy — SOS Docs
- Abrangência
- Administração Central + 5 STUs
01/03O Arquivo Central como foi encontrado — caixas sem padrão de acondicionamento
60%
da equipe do Arquivo Central aposentada ou em vias de se aposentar
6
fases da metodologia Docfy aplicadas ao acervo
A0/A1
plantas de engenharia tratadas e planificadas
O Arquivo Central da CBTU guarda a engenharia de cinco malhas metroferroviárias.
A Companhia Brasileira de Trens Urbanos, vinculada ao Governo Federal, opera a mobilidade urbana sobre trilhos em diversas regiões metropolitanas. Sua Administração Central e as cinco STUs acumulam décadas de documentação técnica, funcional e patrimonial.
No acervo
- Dossiês funcionaisRecursos humanos
- Processos de comprasAdministrativo
- Faixa de domínio e desapropriaçãoPatrimônio imobiliário
- Plantas de engenharia A0/A1Vegetal, heliográfico e manteiga
O que torna o caso urgente é a simultaneidade: o suporte físico se degrada no mesmo período em que a geração que sabe interpretá-lo deixa a companhia.
60%
da força de trabalho
do Arquivo Central aposentada ou em vias de se aposentar
5
STUs
Belo Horizonte, Recife, Maceió, João Pessoa e Natal
A0/A1
grandes formatos
plantas, mapas de faixa de domínio e desapropriação
O risco de um apagão de memória.
Sem registro formal dos procedimentos, o acervo ficou refém da memória individual.
O saber sai pela porta
Cerca de 60% da equipe do Arquivo Central está aposentada ou em vias de se aposentar. A companhia dependia dos “arquivos vivos”.
Consequência
Recuperação de informações ameaçada
Duas lógicas para o mesmo papel
Folhas de frequência arquivadas ao mesmo tempo nos dossiês e em caixas alfabéticas; códigos como o prefixo “P” sem significado registrado.
Consequência
Retrabalho constante e imprecisão na localização
O suporte se desfaz
Plantas em papel vegetal, heliográfico e manteiga guardadas sem controle térmico em galpões operacionais e oficinas.
Consequência
Oxidação, rasgos e contaminação por umidade
A Metodologia Docfy assumiu o acervo e o conhecimento.
A SOS Docs implantou na CBTU um ecossistema integrado — o mesmo método da Administração Central às cinco STUs.
Restauração física
Higienização, planificação de plantas A0/A1 e reacondicionamento do acervo.
Captura com validade jurídica
Matriz digital de alta resolução, em conformidade com o Decreto nº 10.278/2020.
Conhecimento sistematizado
Notação e rotinas unificadas, registradas em manuais dentro do Docfy.
É no Docfy que o acervo tratado passa a viver: metadados indexados, matriz de permissão e trilha de auditoria.
Seis fases, do inventário à preservação digital.
Cada fase da metodologia tem um pilar, uma execução técnica definida para o acervo da CBTU e um entregável verificável.
- 01
Mapeamento
- 02
Custódia
- 03
Restauração
- 04
Captura digital
- 05
Conhecimento
- 06
Governança
Mapeamento
Rastreabilidade do acervo técnico e do RH
Inventário técnico dos dossiês funcionais, das plantas e das faixas de domínio na Administração Central e nas STUs, com etiquetas inteligentes Docfy aplicadas caixa a caixa e pasta a pasta.
- ID criptografado
- QR Code por caixa e pasta
- AC + 5 STUs
Entregável
Mapeamento de risco e diagnóstico do passivo documental.
Custódia
Cadeia de custódia blindada
Acondicionamento do acervo em caixas rígidas e em tubos próprios para plantas, com transporte em veículos lacrados e acompanhamento do manuseio de ponta a ponta.
- Caixas rígidas e tubos para plantas
- Veículos lacrados
- Rastreamento GPS em tempo real
- Auditoria em vídeo do manuseio
Entregável
Cadeia de custódia blindada, eliminando o risco de extravio do acervo público.
Restauração
Suportes especializados recuperados
Higienização fina com trinchas e cerdas macias, desinfecção contra fungos e umidade e remoção dos metais oxidantes — seguidas da planificação mecânica das plantas A0/A1 e do desentranhamento das pastas funcionais.
- Higienização fina
- Desinfecção
- Planificação mecânica
Entregável
Suporte em papel restabelecido, com pragas e fungos eliminados.
Captura digital
Alta fidelidade com validade jurídica
Digitalização em alta velocidade e em scanners de grande formato para as plantas técnicas, em conformidade com o Decreto nº 10.278/2020.
- Scanners de grande formato
- Decreto nº 10.278/2020
- Assinatura digital
- Carimbo do tempo
Entregável
Matriz digital de alta resolução com validade jurídica probatória.
Conhecimento
Do saber individual ao ativo institucional
Sistematização dos manuais de procedimento de arquivamento dentro do Docfy e indexação por IA dos metadados do acervo, com OCR completo.
- Nome e matrícula
- Linha e trecho
- Estação
- Marco quilométrico
- Contrato
- OCR completo
Entregável
Base de conhecimento digital imune à aposentadoria de servidores.
Governança
Acesso controlado e preservação digital
Injeção do acervo na nuvem segura do Docfy, com matriz de permissão restrita e marca d’água dinâmica para proteção contra vazamentos.
- Matriz de permissão restrita
- Marca d’água dinâmica (DLP)
- Conformidade SIGAD/RDC-Arq
Entregável
Segurança da informação e acesso instantâneo em escala nacional.
O que a IA do Docfy lê em um documento da CBTU.
Todo documento capturado sai estruturado.
OCR completo e metadados de onde, quando e a que contrato ele pertence.
01 · Captura
Matriz digital de alta resolução
02 · Leitura por IA
OCR completo e extração de campos
03 · Recuperação
Busca textual ou por metadados
Metadados extraídos
- NomeDossiê funcional
- MatrículaDossiê funcional
- LinhaMalha metroferroviária
- TrechoMalha metroferroviária
- EstaçãoMalha metroferroviária
- Marco quilométricoFaixa de domínio
- ContratoProcesso administrativo
< 2spara localizar o documento
OCR
completo, documento a documento
< 2s
para localizar por texto ou metadado
100%
do saber prático retido em manuais digitais
A cena representa o esquema de indexação aplicado ao acervo — não um documento específico da companhia.
O que o Docfy resolve no setor metroferroviário.
Recursos desenhados para as complexidades específicas de um acervo de engenharia distribuído por cinco malhas.
Visualizador de plantas com zoom profundo
Renderização gigapixel de mapas de faixa de domínio e esquemas elétricos em A0/A1 direto no navegador, sem download e sem desacelerar os sistemas operacionais.
01Gestão do conhecimento institucional
Notas técnicas, normativas internas, organogramas funcionais e relatórios de temporalidade centralizados no mesmo ecossistema digital.
02Trilha de auditoria criptográfica
Logs imutáveis de data, hora, IP, usuário e justificativa de cada consulta a dossiês funcionais ou plantas operacionais, atendendo à LGPD.
03Filtros por marco quilométrico e estação
Recuperação contextualizada dos documentos de engenharia pela geolocalização da malha das STUs de Belo Horizonte, Recife, Maceió, João Pessoa e Natal.
04O que muda na operação da CBTU.
A intervenção converte um arquivo vulnerável em ativo estratégico de tomada de decisão.
< 2s
para localizar uma planta ou um dossiê
AntesDe 5 a 20 dias úteis, com risco de não localizar
100%
do saber prático retido em manuais digitais
AntesRisco de perder 60% do conhecimento por PDV
100%
dos suportes higienizados, planificados e digitalizados
AntesPlantas rasgadas, enroladas e oxidando
Indicador
Cinco indicadores medidos no Arquivo Central.
Cenário anterior
Papel disperso, notação subjetiva e busca manual.
Com SOS Docs + Docfy
O acervo tratado, indexado e disponível na plataforma.
Retenção do conhecimento organizacional
Cenário anteriorRisco de perda de 60% do saber prático por aposentadorias e PDV.
Com SOS Docs + Docfy100% retido e sistematizado em manuais digitais e taxonomia no Docfy.
Tempo de localização de plantas e dossiês
Cenário anteriorDe 5 a 20 dias úteis, com risco de não localizar o documento.
Com SOS Docs + DocfyAbaixo de 2 segundos por busca textual ou por metadados.
Padronização de arquivamento e notações
Cenário anteriorPráticas intuitivas, notações desconhecidas e arquivos duplicados.
Com SOS Docs + DocfyNotação unificada, fim da duplicidade e rotinas normatizadas.
Proteção contra litígios de faixa de domínio
Cenário anteriorVulnerabilidade alta pela falta de localização imediata de plantas e títulos.
Com SOS Docs + DocfyGarantia probatória total do patrimônio imobiliário do Governo Federal.
Preservação dos suportes de engenharia
Cenário anteriorPlantas rasgadas, enroladas e sofrendo oxidação metálica.
Com SOS Docs + Docfy100% higienizadas, planificadas e salvas em alta resolução digital.
Três pilares para sustentar a governança.
A neutralização do risco do PDV se sustenta numa aliança de longo prazo, e não num projeto isolado.
Continuidade proposta — não entrega concluída.
Custódia física de alta segurança
Os originais de guarda permanente saem dos galpões operacionais para os centros da SOS Docs.
Digitalização sob demanda
A CBTU pede a consulta pelo próprio Docfy e recebe o documento capturado na plataforma.
Núcleo de Gestão Documental
Recepção diária do que a companhia gera, na Administração Central e nas cinco STUs.
O saber de quem sai continua na companhia.
A CBTU blinda seu patrimônio imobiliário e operacional, garante conformidade legal e se consolida como referência nacional de governança no setor metroferroviário público.
- 60%
- da equipe em transição
- 6
- fases Docfy
- 5
- STUs além da AC
- 3
- pilares continuados
- Conformidade SIGAD/RDC-Arq
- Aderência à LGPD
- Decreto nº 10.278/2020