Scanners de produção
Alta volumetria com alimentação automática, o que sustenta projetos de milhões de páginas no prazo.
Solução · Digitalização
Do papel ao ativo digital, pesquisável e com valor legal.
Digitalização em escala operada pela nossa equipe: preparação, captura, OCR e indexação.
Conforme o Decreto nº 10.278/2020: o digitalizado tem os mesmos efeitos legais do original.
Terceira Onda · TDO + IA
Onde o acervo físico entra na esteira digital.
A Terceira Onda converte o papel já organizado e guardado em informação pesquisável, e é o que torna possíveis a automação e a IA das ondas seguintes.
Os desafios
Enquanto a informação vive no papel, a instituição anda no ritmo dele.
O acervo físico não para de crescer, e cada consulta cobra tempo, deslocamento e manuseio de um original que não tem cópia.
- 01.
Acesso lento
Localizar um documento no papel leva horas, e trava decisões que precisavam de minutos.
- 02.
Original insubstituível
Cada papel é um ponto único de falha: se rasga, mofa ou some, não existe segunda via.
- 03.
Custo de circular papel
Copiar, transportar e reencaixar documentos consome equipe, tempo e orçamento todo mês.
- 04.
Processos parados na fila
O processo espera o documento chegar em mãos, e a fila cresce enquanto o papel viaja.
- 05.
Imagem sem valor legal
Escanear por conta própria gera arquivo, não prova: sem os requisitos do Decreto 10.278/2020, o original continua obrigatório.
- 06.
Transformação digital travada
Automação e IA não alcançam o que está no papel: a esteira digital começa na digitalização.
A operação, na prática
Digitalizar não é escanear.
Entre o documento e a imagem existe uma linha de produção: preparar, identificar, capturar, tratar, indexar e conferir, com equipe, sala e equipamento dedicados.
Scanners de produção, planetários e de grande formato, montados na nossa estrutura, ou dentro da sua, quando o acervo não pode sair.
O que entregamos em um projeto de digitalização.
O papel preparado e capturado com método, e o arquivo digital entregue pesquisável, indexado e com valor legal.
Preparação e captura
O trabalho manual que decide a qualidade do acervo digital: sem preparo, digitaliza-se a desordem.
- Higienização e retirada de grampos, clipes e fitas
- Ordenação, restauro leve e reparo de páginas frágeis
- Folha de rosto, separação em lotes e código de barras
- Captura em scanners de produção, planetários e de grande formato
- Tratamento de imagem: enquadramento, contraste e limpeza
- Digitalização in loco quando o acervo não pode sair da sua sede
Tratamento e entrega
A imagem vira informação: pesquisável, identificada e com o mesmo valor legal do original.
- OCR e geração de PDF pesquisável, com saída em PDF/A
- Indexação, tipificação documental e extração de metadados
- Assinatura digital e carimbo de tempo (Decreto 10.278/2020)
- Controle de qualidade imagem a imagem, com reprocessamento
- Carga no DocZ ou no sistema de gestão que o órgão já usa
- Devolução do acervo físico à guarda, com o vínculo preservado
A estrutura por trás
Escala para converter acervos inteiros em ativo digital.
Projetos de milhões de páginas exigem galpão, sala dedicada, equipamento de produção e equipe treinada em manuseio. Foram mais de 15 anos construindo essa estrutura.
- +15 anos
- de operação em digitalização e guarda documental
- +50 mi
- de páginas digitalizadas para órgãos públicos e privados
- 100%
- das imagens conferidas em controle de qualidade
- +200
- organizações públicas e privadas atendidas
A guarda de documentos é uma frente só, em três ondas.
Organizar, guardar e digitalizar acontecem no mesmo projeto, com a mesma equipe e a mesma cadeia de custódia.
Onda 01
Gestão Documental
Classificar, higienizar e dar temporalidade ao acervo: a fundação de tudo.
Onda 02
Armazenamento Físico e Digital
Estrutura própria de guarda, com endereçamento, rastreio e atendimento de consultas.
Onda 03 · você está aqui
Digitalização
Conversão em escala com OCR e indexação, sobre um acervo já organizado.
Capacidade de captura
A captura certa para cada tipo de documento.
Do processo administrativo em papel comum ao livro de registro do século passado e à planta em A0, cada acervo tem a estação e o manuseio adequados.
Scanner planetário
Captura sem contato para livros, encadernados e documentos frágeis, sem desmontar o volume.
Grandes formatos
Plantas, mapas e desenhos técnicos digitalizados em escala, sem cortar nem dobrar o original.
Acervos deteriorados
Higienização, planificação e reparo leve devolvem legibilidade a documentos históricos antes da captura.
Digitalização in loco
Quando o acervo não pode sair, montamos a célula de captura dentro da sua instituição.
Ambiente controlado
Sala dedicada, acesso restrito e equipe identificada: o sigilo do documento não muda de mãos.
Controle de qualidade
Conferência de legibilidade, enquadramento e sequência, com reprocessamento do que não passa.
Padrões de saída
PDF/A, PDF pesquisável, TIFF ou JPEG, com metadados e nomenclatura definidos com você.
Como funciona a operação
Da higienização à entrega, com conferência em cada etapa.
Seis etapas conduzidas pela nossa equipe, com o original em papel rastreável do começo ao fim do projeto.
01 · Preparação
Antes do scanner, o papel passa pela mão da equipe.
Higienização, retirada de grampos e clipes, ordenação e reparo das páginas frágeis: a etapa que decide a qualidade de tudo o que vem depois.
- Higienização e desmetalização
- Ordenação e reparo leve
- Folha de rosto por documento
Documento a documento: é aqui que o acervo deixa de ser pilha e vira lote pronto para capturar.
02 · Identificação
Cada lote entra na esteira com identidade.
Código de barras e folha de rosto amarram a imagem ao documento certo, e é o que permite reencontrar o original em papel depois.
- Código de barras por lote
- Vínculo com a caixa de origem
- Registro de entrada no sistema
A etiqueta é o que liga o arquivo digital ao original: o acervo físico continua rastreável.
03 · Captura
Digitalização em escala, sem perder o controle.
Scanners de produção rodam os lotes preparados com parâmetros definidos por tipologia: resolução, cor e formato saem iguais do primeiro ao último documento.
- Parâmetros por tipologia
- Alta volumetria
- Tratamento de imagem
O lote preparado entra inteiro na esteira: o scanner de produção é o que dá volume ao projeto.
04 · Documentos especiais
O que não cabe no scanner tem estação própria.
Encadernados, livros de registro, plantas e documentos frágeis são capturados sem contato, em scanner planetário, por operadores treinados no manuseio.
- Captura sem contato
- Livros e encadernados
- Plantas e grandes formatos
Planta, mapa ou encadernado: cada formato tem a estação certa, e o original não é dobrado nem cortado.
05 · OCR e indexação
A imagem vira texto, e o texto vira busca.
O OCR transforma a página em conteúdo pesquisável e a indexação preenche os metadados que fazem o documento aparecer na primeira tentativa.
- OCR e PDF pesquisável
- Tipificação documental
- Metadados definidos com você
Cliente, tipologia, data, responsável: os metadados nascem junto com a imagem, não depois.
06 · Conferência e entrega
Nada sai sem passar pela conferência.
Legibilidade, enquadramento, sequência e índice são verificados antes da entrega, e o que não passa volta para a captura.
- Conferência de qualidade
- Reprocessamento do que reprova
- Carga no sistema de gestão
A entrega é o acervo pesquisável dentro do seu sistema, com o físico devolvido à guarda.
Documento a documento: é aqui que o acervo deixa de ser pilha e vira lote pronto para capturar.
A etiqueta é o que liga o arquivo digital ao original: o acervo físico continua rastreável.
O lote preparado entra inteiro na esteira: o scanner de produção é o que dá volume ao projeto.
Planta, mapa ou encadernado: cada formato tem a estação certa, e o original não é dobrado nem cortado.
Cliente, tipologia, data, responsável: os metadados nascem junto com a imagem, não depois.
A entrega é o acervo pesquisável dentro do seu sistema, com o físico devolvido à guarda.
01 Preparação
02 Identificação
03 Captura
04 Documentos especiais
05 OCR e indexação
06 Conferência e entrega
Autenticidade e valor legal
Documento digital com os mesmos efeitos do original.
Uma imagem solta é só uma cópia. O que dá valor jurídico ao digitalizado é o conjunto: requisitos técnicos, assinatura, carimbo de tempo e metadados de origem.
Decreto nº 10.278/2020
A norma que define os requisitos técnicos para o documento digitalizado produzir os mesmos efeitos legais do original.
Assinatura digital
Cada documento é assinado com certificado ICP-Brasil, comprovando autoria e integridade da imagem.
Carimbo de tempo
Prova incontestável de data e hora da digitalização, o que sustenta o valor probatório em auditoria.
Metadados de origem
Responsável, equipamento, resolução e data ficam registrados junto ao arquivo, como exige a norma.
Conceitos-chave
O vocabulário da digitalização, sem juridiquês.
Os termos que aparecem no edital, na proposta e no dia a dia do projeto, e o que cada um significa na prática.
Preparação
Higienizar, desmetalizar, ordenar e lotear o papel antes da captura: a etapa invisível que responde pela maior parte do prazo e da qualidade do projeto.
OCR
Reconhecimento óptico de caracteres: a imagem da página vira texto, e o acervo inteiro passa a responder a uma busca por palavra.
Indexação
Os metadados que descrevem o documento: tipo, órgão, data, número. É o que faz aparecer o documento certo, e não mil resultados parecidos.
PDF/A
Formato normalizado para arquivamento de longo prazo: o arquivo continua legível daqui a décadas, sem depender do software de hoje.
Valor legal
O conjunto assinatura digital + carimbo de tempo + metadados que faz o digitalizado valer pelo original, nos termos do Decreto 10.278/2020.
Digitalização sob demanda
Nem todo acervo precisa virar imagem: o pouco consultado fica em guarda e é digitalizado só quando alguém pede.
Conformidade & governança
Digitalização que se sustenta em auditoria.
O processo segue as normas que regem o documento digital no setor público, da captura ao formato de arquivamento de longo prazo.
- Decreto 10.278/2020
- Lei 12.682/2012
- MP 2.200-2/2001 (ICP-Brasil)
- CONARQ
- e-ARQ Brasil
- ISO 19005 (PDF/A)
- LGPD
- LAI
Resultados esperados
O acervo inteiro a um campo de busca de distância.
O que a sua instituição ganha quando o papel deixa de ser o único caminho até a informação.
- 01
Documento em tela em segundos, de qualquer lugar, por quem tem permissão
- 02
Acervo pesquisável por palavra, e não só por caixa, ano e assunto
- 03
Original em papel preservado, porque ninguém mais precisa manuseá-lo
- 04
Documento digitalizado com valor legal, aceito em auditoria e em juízo
- 05
Base pronta para automação de processos e para a IA documental
O físico continua sob guarda
Digitalizar não elimina o original: o papel volta para o centro de guarda, com o vínculo entre a caixa e o arquivo digital preservado.
O digital alimenta a IA
Com OCR e metadados, o acervo passa a ser legível por máquina: a matéria-prima da automação e da inteligência artificial.
Empresas e órgãos que confiam na SOS Docs
Cases
Onde a gestão da informação gera impacto
Projetos que transformam informação em eficiência, governança e resultados duradouros.
CASE — PRFDo caos à nuvem.
100%
do acervo crítico recuperado e digitalizado
Após as enchentes de 2024 no Rio Grande do Sul, resgatamos a memória institucional da corporação do acervo físico devastado à nuvem.
2.800 m
lineares resgatados
17.787
caixas tratadas
11 meses
de operação
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Conte o cenário do seu acervo: volume, tipologia, estado de conservação e onde ele está hoje. Devolvemos uma proposta de digitalização dimensionada em cima disso.
Um especialista da SOS Docs dimensiona o projeto e desenha a operação de digitalização.
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