Do caos à nuvem.
Das enchentes à preservação da memória institucional da PRF no Rio Grande do Sul.
- Cliente
- Polícia Rodoviária Federal — SRPF/RS
- Período
- Outubro de 2024 — Setembro de 2025
- Percurso
- SRPF/RS → Brasília/DF → SRPF/RS
- Equipe
- Multidisciplinar dedicada
01/03Resgate do acervo em uma das unidades atingidas pela enchente
17.787
caixas tratadas do resgate à destinação
6
ondas de recuperação encadeadas
100%
da cadeia de custódia auditável
As enchentes levaram tudo — menos a responsabilidade de guardar.
Em maio de 2024, as enchentes que devastaram o Rio Grande do Sul atingiram três unidades da Polícia Rodoviária Federal: a Sede Anchieta, a Delegacia de Eldorado do Sul e a Unidade Farrapos.
Sob a água estavam documentos permanentes, de pessoal e finalísticos — décadas de registros operacionais da Superintendência Regional da PRF no Rio Grande do Sul (SRPF/RS) — expostos a água, lama, dejetos e à proliferação avançada de fungos e bactérias.
2.800
metros lineares
de acervo impactado
19.000
caixas
submersas ou em umidade extrema
3
unidades
atingidas no Rio Grande do Sul
A decisão mais importante não foi o que fazer. Foi escolher quem tinha capacidade de fazer.
- 01.
Memória institucional irreversível
Uma vez perdidos, décadas de registros operacionais, funcionais e históricos da PRF não poderiam ser reconstituídos.
- 02.
Responsabilidade legal
Documentos permanentes, de pessoal e finalísticos com prazos de guarda legais em risco — a ausência de preservação constitui infração.
- 03.
Continuidade operacional
Parte do acervo continha documentação ativa, necessária para processos em andamento da SRPF/RS.
Quem assumiu a responsabilidade.
A SOS Docs — especialista em recuperação de acervos — assumiu a operação com uma equipe multidisciplinar dedicada: liderança de projeto, operações, gerência de projetos, coordenações técnica e operacional e apoio arquivístico.
Um galpão exclusivo foi destinado ao tratamento dos documentos da PRF, do recebimento das caixas à preparação final do acervo.
Todo o acervo tratado entrou no DocZ, o SIGAD do Grupo SOS Docs: cada caixa e cada documento com classificação, prazo de guarda e identificador único — é o sistema que sustenta a rastreabilidade descrita adiante.
“Guardamos o passado, criamos o futuro.”
Seis ondas de recuperação — da extração à imortalidade digital.
Entre outubro de 2024 e setembro de 2025, a operação percorreu seis ondas no trajeto SRPF/RS → Brasília/DF → SRPF/RS: diagnóstico, translado, desinfecção, conservação, tratamento arquivístico e destinação.
Onda 1
Diagnóstico
O primeiro filtro de salvamento
Inspeção visual volume a volume, avaliando o dano direto (água e lama) e o indireto (umidade e fungos). A triagem encaminhou cada item para desinfecção, conservação ou eliminação — e todos os documentos foram tratados como recuperáveis.
19.000
volumes avaliados in loco
- Moderado — Umidade indireta e início de proliferação fúngica.
- Grave — Contato parcial com água e lama; folhas grudadas.
- Gravíssimo — Submersão total, perda de massa do papel, fusão.
App Acervo PRF
Aplicativo de campo criado para identificar o acervo ainda na origem.
- OCR nos espelhos das caixas
- Operação 100% offline
- Rastreamento por QR Code
- Sincronização ao reconectar
Onda 2
Translado
Cadeia de custódia de ponta a ponta
De 16 de outubro a 8 de novembro de 2024, o acervo percorreu o trajeto Rio Grande do Sul → Brasília/DF.
100%
das movimentações acompanhadas pela SRPF/RS
- Rastreio único por caixa
- Caminhões lacrados e filmados
- Vídeo de abertura e fechamento
- GPS em tempo real
- Cliente presente em todas as etapas
Onda 3
Desinfecção
Interrupção da degradação
Três fases encadeadas para deter a deterioração antes de qualquer manuseio humano.
3
fases até a erradicação total
- 01.
Secagem mecânica
Temperatura e umidade controladas.
- 02.
Aplicação química
Quaternário de Amônio por nebulização e pulverização.
- 03.
Quarentena
Isolamento do lote até a liberação.
Onda 4
Conservação
Recuperação folha a folha
O resgate tátil do papel, executado por equipe técnica especializada.
- 01.
Planificação
Remoção de dobras, grampos e clipes oxidados.
- 02.
Higienização fina
Trinchas, pó de borracha e escovas macias.
- 03.
Reacondicionamento
Invólucros padronizados.
- 04.
Classificação
Separação entre Área Fim e Área Meio.
- Protocolos CONARQ
- EPI de nível biológico
Onda 5
Tratamento arquivístico
Classificação, indexação e organização
A partir de 23 de dezembro de 2024, o acervo passou a ser tratado como informação — e não mais como papel avariado.
- 01.
Classificação
Plano de Classificação da SRPF/RS e Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD).
- 02.
Processamento OCR
Busca rápida por palavras-chave.
- 03.
Indexação
Metadados por conjunto documental.
- 04.
Organização e embalagem
Acervo preparado para destinação ou guarda.
- Sem digitalização neste projeto
Onda 6
Destinação
A imortalidade digital no DocZ
Ao final, cada conjunto seguiu seu destino: guarda no DocZ, devolução ou eliminação legal.
- 01.
Busca sem atrito
Qualquer documento em segundos.
- 02.
Segurança institucional
Nuvem redundante, imune a desastres.
- 03.
Controle do ciclo de vida
Metadados, regras e destinação conforme a TTD.
“O desastre de 2024 não será lembrado pela perda — mas como o catalisador que modernizou o acervo da PRF para sempre.”
O antes, a operação e o depois.
Registros feitos durante a própria operação — do acervo como foi encontrado ao galpão em funcionamento e ao resultado final.
Vídeo 1
O antes
O acervo da SRPF/RS como foi encontrado depois da enchente.
Vídeo 2
A operação
O galpão exclusivo e as seis ondas de recuperação em execução.
Vídeo 3
O depois
O acervo tratado, organizado e pronto para guarda ou destinação.
Marcos de entrega.
08 out 2024
Kick-off e início da identificação
16 out — 08 nov 2024
Carregamento e translado RS → DF
11–13 nov 2024
Validação, desinfecção e secagem
25 nov 2024
Tratamento e conservação (40% do escopo)
23 dez 2024
Indexação e organização no DocZ
05 mai — 07 jul 2025
Listagem e execução de eliminação
11 ago — 26 set 2025
Devolução e término oficial
Volumes tratados.
Uma operação completa, segura e auditável de recuperação, tratamento e organização do acervo da SRPF/RS.
Documentos recuperados
Sem dano · Leve · Moderado
- caixas box
- 4.613
- caixas box
- metros lineares tratados
- 659
- metros lineares tratados
- metros lineares organizados para guarda
- 37,57
- metros lineares organizados para guarda
Triagem · Secagem · Desinfecção · Higienização · Classificação · Indexação · Armazenagem
Documentos danificados
Considerável · Grave
- caixas box
- 13.174
- caixas box
- metros lineares de documentos emblocados
- 1.882
- metros lineares de documentos emblocados
Triagem · Secagem · Desinfecção · Desentranhamento · Classificação · Inventário
- Rastreabilidade total de ponta a ponta
- Dados consolidados e auditáveis
- Acervo preparado para guarda ou destinação
O que a PRF tem hoje que não tinha antes.
70%
do acervo com prazo de guarda vencido
Classe 300 Área-Fim, com prazos vencidos até 2017 — passíveis de eliminação legal.
100%
de rastreabilidade da cadeia de custódia
QR Code, GPS, filmagem e ID único por caixa — auditável pela própria PRF.
37,57 ml
organizados para guarda documental
Conjuntos funcionais, mapas e processos de faixas de domínio da SRPF/RS.
AN + CNPAD
auditoria oficial realizada
Arquivo Nacional e Comissão Nacional Permanente de Avaliação de Documentos — com listagem preliminar criada.
Mais controle, segurança jurídica e eficiência — com o acervo governado por um SIGAD, e não apenas guardado.
O próximo passo não precisa ser uma catástrofe.
O que aconteceu com a SRPF/RS pode acontecer com qualquer órgão que mantém acervo físico. A SOS Docs está pronta para expandir o que foi feito pela SRPF/RS para toda a rede PRF e para outros órgãos federais.
Diagnóstico preventivo
Avaliação do risco de todas as unidades da PRF com acervo físico em zonas vulneráveis.
Programa de digitalização
Expansão do modelo PRF/RS para outras superintendências regionais.
SIGAD em operação continuada
Implantação do DocZ com instrumentos arquivísticos válidos, mais contratos de guarda e preservação — com unidades em todo o Brasil e no Paraguai.
Guardamos o passado. Criamos o futuro.
- 19.000
- caixas
- 2.800
- metros lineares
- 11
- meses
- Uma
- equipe
Uma memória institucional organizada e preservada — para sempre.