Solução · Gestão Documental

Organize, controle e governe todo o acervo institucional.

Estruturamos a gestão documental do diagnóstico à implantação, criando a base para a transformação digital.

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Primeira Onda · TDO + IA

A base de toda a transformação digital.

A Primeira Onda é a mais decisiva: não apenas organiza documentos, constrói a fundação segura e estruturada de tudo o que vem depois.

01

Armazenamento Físico e Digital

Guardar com segurança e rastreio

03

Quanto custa a desorganização documental?

Sem uma gestão documental estruturada, a informação vira risco — jurídico, operacional e financeiro.

01.
Informação dispersa
Documentos espalhados entre papel, pastas e sistemas, sem uma fonte única.
02.
Sem controle de prazos
Ausência de temporalidade: não se sabe o que guardar, por quanto tempo ou o que descartar.
03.
Risco jurídico
Descarte indevido ou guarda irregular geram passivos legais e falhas de conformidade.
04.
Custos crescentes
Acervos desorganizados elevam o custo de guarda física e de armazenamento.
05.
Baixa rastreabilidade
Localizar um documento vira uma caça ao tesouro, atrasando decisões e auditorias.
06.
Digitalizar o caos
Digitalizar sem organizar antes apenas multiplica a desordem — em formato digital.

A operação, na prática

Do papel na mesa ao acervo governado.

Equipe própria — arquivistas, analistas e engenheiros — operando com método e com a plataforma da SOS Docs.

Equipe da SOS Docs conferindo e classificando processos em mesa de triagem — Centro de tratamento documental
Triagem, classificação e indexação acontecem em ambiente controlado, com a equipe da SOS Docs operando o processo.

Analista da SOS Docs conferindo o espelho da caixa durante a triagem do acervo — 01
Triagem
Cada caixa é aberta, conferida e registrada antes de qualquer outra etapa.

Analista da SOS Docs lendo o código de barras de uma caixa com coletor e tablet, no centro de tratamento — 02
Indexação
Etiqueta e código de barras dão a cada item um endereço único e rastreável.

Operador da SOS Docs posicionando caixa de arquivo em estante identificada por rua e coluna — 03
Guarda
O acervo organizado vai para posições identificadas, prontas para consulta.

O que entregamos em um projeto completo.

Mão de obra arquivística e consultoria na mesma frente — não vendemos só o método, executamos o serviço.

Fundamentos da gestão documental

O trabalho no acervo, executado pela nossa equipe — arquivistas, técnicos e operadores em ambiente controlado.

Higienização e inventário dos documentos
Organização e classificação arquivística
Indexação e identificação por código de barras
Preparação para guarda permanente
Geração de listas de eliminação conforme as normas vigentes
Preparação do acervo para digitalização e preservação

Consultorias especializadas

O que fica com a instituição depois do projeto: instrumentos válidos, programa aprovado e equipes capacitadas.

Diagnóstico documental completo
Criação e implementação do Programa de Gestão Documental (PGD)
Revisão da Tabela de Temporalidade e do Código de Classificação
Implantação de Repositórios Digitais Confiáveis (RDC-Arq)
Implantação de SIGAD (DocZ) com equipe especializada
Capacitação das equipes e operação assistida

A estrutura por trás

Método é o que se contrata. Estrutura é o que se entrega.

Gestão documental não se resolve só com software: exige equipe arquivística própria, ambiente controlado e capacidade de guarda. É isso que a SOS Docs construiu em mais de 15 anos.

+15 anos
de operação em guarda e tratamento documental: +500 km
lineares de acervo físico organizados: +100 mi
de documentos tratados e digitalizados: +200
organizações públicas e privadas atendidas

A guarda de documentos é uma frente só, em três ondas.

Organizar, guardar e digitalizar acontecem no mesmo projeto, com a mesma equipe e a mesma cadeia de custódia.

Arquivista da SOS Docs classificando documentos por tipo e prazo de guarda, com a tabela de temporalidade sobre a mesa

Onda 01 · você está aqui

Gestão Documental

Classificar, higienizar e dar temporalidade ao acervo: a fundação de tudo.

Analista da SOS Docs conferindo pelo tablet a caixa etiquetada na estante do centro de guarda

Onda 02

Armazenamento Físico e Digital

Estrutura própria de guarda, com endereçamento, rastreio e atendimento de consultas.

Onda 03

Digitalização

Conversão em escala com OCR e indexação, sobre um acervo já organizado.

Metodologia de implantação

Do diagnóstico à governança contínua.

Cinco etapas, com entregas claras em cada uma — do primeiro levantamento do acervo ao programa em operação.

01 · Diagnóstico

Entender o acervo antes de mexer nele.

Mapeamento do acervo e da produção documental, identificando volumes, tipologias e riscos.

Inventário do acervo
Mapa da produção
Matriz de riscos

Arquivista da SOS Docs preenchendo a planilha de diagnóstico — tipologia, volume e risco — ao lado das caixas do acervo — Diagnóstico
O levantamento é feito documento a documento: tipologia, volume e risco de cada conjunto.

02 · Instrumentos

O código e a tabela que organizam tudo.

Elaboração ou revisão do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade, com validação da comissão de avaliação.

Código de Classificação
Tabela de Temporalidade
Validação na CPAD

03 · Organização

Cada documento com classificação e endereço.

Higienização, classificação e indexação dos documentos físicos e digitais, item a item.

Higienização
Classificação e indexação
Código de barras

Mãos com luvas aplicando etiqueta de código de barras sobre a solicitação de transferência de documentos, ao lado do leitor óptico — Organização
Cada item recebe etiqueta e código de barras — é o que dá endereço único e rastreável ao documento.

04 · SIGAD

O DocZ no ar, com as equipes preparadas.

Configuração e implantação do sistema, com migração dos metadados e capacitação de quem opera.

Configuração do DocZ
Migração de metadados
Capacitação

05 · Governança

O programa em operação, medido e revisado.

Programa de Gestão Documental rodando, com indicadores acompanhados e melhoria contínua.

PGD em operação
Indicadores acompanhados
Revisão periódica

Analista da SOS Docs acompanhando os indicadores do acervo pelos painéis do sistema — Governança
O programa fica em operação assistida: indicadores acompanhados e revisão periódica.

Conceitos-chave

O vocabulário da gestão documental, sem juridiquês.

Os instrumentos que transformam um amontoado de documentos em um acervo governado.

SIGAD

Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos: o sistema que controla o documento por todo o ciclo — da captura à destinação — com classificação, temporalidade e trilha de auditoria. Na plataforma SOS Docs, é o DocZ.

e-ARQ Brasil

O modelo de requisitos do CONARQ que define o que um SIGAD precisa cumprir para ser aceito no setor público — a régua contra a qual o sistema é avaliado no edital.

Programa de Gestão Documental (PGD)

O plano que define como cada documento nasce, é usado, arquivado e eliminado — a espinha dorsal da governança.

Código de Classificação

Organiza os documentos por função e assunto, para encontrar tudo por lógica — não por memória.

Tabela de Temporalidade

Define por quanto tempo guardar cada documento e o que fazer no fim do prazo: eliminar ou preservar.

RDC-Arq

O repositório digital confiável para a guarda de longo prazo do que tem valor permanente.

Preparação para digitalização

Classificar e organizar antes de digitalizar, para transformar em informação — e não digitalizar o caos.

Governança da informação

As políticas, papéis e controles que mantêm o acervo confiável e auditável ao longo do tempo.

Ciclo de vida do documento

As três idades do documento — corrente, intermediária e permanente. É o que o SIGAD acompanha para saber, a cada momento, quem usa, onde guarda e quando destinar.

Conformidade & governança