Captura e registro
Todo documento entra pelo sistema, recebe identificador único e os metadados obrigatórios no momento da captura — nada nasce fora do controle.
SIGAD · e-ARQ Brasil
O SIGAD que o setor público exige, implantado por quem opera o acervo.
A categoria que o CONARQ define e o edital cobra — entregue em uma frente só: arquivistas, instrumentos e o DocZ.
- Sistema
- Um software só, com regra única — não um conjunto de pastas e planilhas.
- Informatizado
- A regra arquivística roda sozinha, aplicada pelo sistema e não pela memória de quem opera.
- de Gestão
- Governa o documento por todo o ciclo — da captura à destinação final.
- Arquivística
- A palavra decisiva: classificação, temporalidade e autenticidade, na norma do CONARQ.
- de Documentos
- Documento arquivístico com contexto e valor de prova — não arquivo solto.
S
I
G
A
D
Classificação, prazo de guarda e trilha de auditoria rodando dentro do sistema — não em planilha paralela nem na memória de quem opera.
O que define um SIGAD
Quatro coisas que nenhum repositório de arquivos faz.
Guardar e recuperar documento qualquer sistema faz. O que caracteriza um SIGAD é o que acontece com o documento depois disso.
- 01
Classifica na origem
O documento entra no sistema já amarrado ao código de classificação — por função e atividade, não por uma pasta que alguém inventou. É o que permite achar tudo por lógica, e não por memória.
- 02
Conta o tempo sozinho
A tabela de temporalidade é aplicada na captura: o próprio sistema sabe quando cada documento vence, o que segue para guarda intermediária e o que entra na fila de eliminação.
- 03
Prova a autenticidade
Cada ação fica registrada em trilha de auditoria inviolável, sustentada por metadados. Sem isso, o documento digital abre — mas não vale como prova anos depois.
- 04
Dá destino final
Eliminação com comissão, listagem e registro formal; recolhimento do que tem valor permanente para repositório confiável. O ciclo fecha — não termina em um disco que só cresce.
SIGAD × GED
Quase todo fornecedor chama o GED de gestão documental.
A diferença não é de funcionalidade, é de natureza: um guarda arquivos, o outro governa documentos arquivísticos. Sete critérios para separar os dois antes de assinar o contrato.
Unidade de trabalho
GED / ECM
O arquivo — uma imagem ou um PDF avulso.
SIGAD
O documento arquivístico, dentro do processo e do contexto que o produziu.
Organização
GED / ECM
Pastas e etiquetas criadas por quem faz o upload.
SIGAD
Plano de classificação por função e atividade, igual para toda a instituição.
Prazo de guarda
GED / ECM
Não trata. Na prática, tudo fica para sempre.
SIGAD
Tabela de temporalidade aplicada automaticamente, desde a captura.
Eliminação
GED / ECM
Alguém aperta “excluir”.
SIGAD
Avaliação, listagem de eliminação, comissão, publicação e registro do ato.
Autenticidade
GED / ECM
Confia-se no arquivo como ele está.
SIGAD
Trilha de auditoria e metadados que sustentam a validade como prova.
Destinação final
GED / ECM
Não existe — o acervo só cresce.
SIGAD
Recolhimento ao arquivo permanente ou a um repositório confiável (RDC-Arq).
Régua de avaliação
GED / ECM
O catálogo de funcionalidades do fornecedor.
SIGAD
O e-ARQ Brasil, o modelo de requisitos do CONARQ.
e-ARQ Brasil
A régua contra a qual o sistema é avaliado.
O modelo de requisitos do CONARQ é o que transforma “gestão documental” em critério objetivo de contratação. Estes são os blocos que ele cobra.
Classificação
O plano de classificação é estrutura do sistema, não uma sugestão: cada documento herda a posição na hierarquia de funções e atividades do órgão.
Avaliação e destinação
Prazos de guarda, eliminação e recolhimento controlados pelo sistema, com os instrumentos e as evidências que os órgãos de controle pedem.
Segurança e auditoria
Perfis de acesso por série documental, graus de sigilo, e um log de eventos que não pode ser alterado nem apagado por quem opera.
Interoperabilidade
Trocar documentos e metadados com os sistemas que a instituição já usa, e exportar o acervo em pacotes íntegros — sem depender do fornecedor.
Preservação
Formatos adequados, verificação de integridade e transferência do que tem valor permanente para repositório arquivístico digital confiável.
O e-ARQ Brasil não emite selo nem certificado: a aderência se demonstra requisito a requisito. Entregamos a matriz de aderência do DocZ ao modelo, item por item, como documento técnico do projeto.
O SIGAD da SOS Docs
O DocZ é o nosso SIGAD.
Classificação na origem, temporalidade aplicada pelo sistema, trilha de auditoria e destinação final — construído sobre o e-ARQ Brasil e integrado ao restante da plataforma: SmartDocs para tramitação, Docfy para IA, InterDoc para integração e Eternal para preservação.
O que nos separa de um fornecedor de software é o que vem junto: arquivistas próprios para construir os instrumentos, e operação de guarda e tratamento para o acervo que ainda está em papel.
Como implantamos
Instrumento primeiro, software depois.
Um SIGAD só aplica a regra que existe. Por isso o código de classificação e a tabela de temporalidade vêm antes da configuração — e não como um ajuste no fim do projeto.
- 01
Diagnóstico
Entender o acervo e a produção documental.
Levantamento de volumes, tipologias, sistemas em uso e do que já existe de instrumento arquivístico. É aqui que se descobre o tamanho real do projeto.
- Inventário do acervo
- Mapa da produção
- Matriz de riscos
- 02
Instrumentos
Código de classificação e tabela de temporalidade.
Sem os dois instrumentos válidos e aprovados pela comissão de avaliação, o SIGAD não tem o que aplicar. Elaboramos ou revisamos junto com a CPAD do órgão.
- Código de Classificação
- Tabela de Temporalidade
- Validação na CPAD
- 03
Configuração
O DocZ parametrizado com as suas regras.
Os instrumentos viram configuração: hierarquia de classificação, prazos, perfis de acesso, tipos documentais e fluxos de tramitação da instituição.
- Parametrização
- Perfis e sigilo
- Tipologias e fluxos
- 04
Migração
O que já existe entra classificado.
Carga do acervo digital e dos metadados legados, com tratamento arquivístico antes da importação — migrar o caos só reproduz o caos dentro do sistema novo.
- Carga de metadados
- Tratamento prévio
- Conferência por lote
- 05
Operação assistida
As equipes operando, com quem implantou por perto.
Capacitação por perfil e acompanhamento nos primeiros ciclos reais, até que a classificação na origem vire rotina e os indicadores estabilizem.
- Capacitação por perfil
- Acompanhamento
- Indicadores
Conformidade
O que um SIGAD precisa cumprir no setor público.
Cada projeto é conduzido por consultoria arquivística e entregue em conformidade com as normas que regem a informação pública.
e-ARQ Brasil
O modelo de requisitos do CONARQ para SIGAD — a régua contra a qual o sistema é avaliado no edital.
Lei de Arquivos
Lei 8.159/91 e Decreto 4.073/2002: a gestão documental como dever do órgão, não como escolha.
Decreto 10.278/2020
Os requisitos técnicos para que o documento digitalizado produza os mesmos efeitos legais do original.
LGPD e LAI
Acesso granular, sigilo por série documental e trilha de auditoria — transparência e proteção de dados na mesma base.
Perguntas frequentes
As dúvidas que aparecem antes de contratar.
O que gestores e áreas técnicas perguntam quando o SIGAD entra no planejamento da contratação.
SIGAD e GED são a mesma coisa?
Não. Um GED guarda e recupera arquivos; um SIGAD governa documentos arquivísticos — com plano de classificação, tabela de temporalidade, trilha de auditoria e destinação final. Na prática, todo SIGAD faz o que um GED faz, mas nenhum GED atende sozinho ao que o e-ARQ Brasil exige.
Existe uma certificação oficial de SIGAD?
Não há selo emitido pelo CONARQ: o e-ARQ Brasil é um modelo de requisitos, e a aderência se demonstra requisito a requisito. Por isso entregamos a matriz de aderência do DocZ ao modelo, item por item — é esse documento que sustenta a avaliação técnica em uma contratação pública. Em outros mercados a régua é diferente: na saúde existe certificação formal, e o DocZ é certificado pela SBIS (S-RES, categoria Segurança da Informação, NGS2).
Preciso ter plano de classificação e tabela de temporalidade antes de implantar?
Precisa — e é comum não ter. Quando os instrumentos não existem ou estão desatualizados, eles fazem parte do escopo do projeto: nossos arquivistas elaboram ou revisam junto com a comissão de avaliação do órgão, antes da configuração do sistema.
O SIGAD serve para o acervo em papel também?
Serve. O documento físico é registrado no sistema com a mesma classificação e a mesma temporalidade do digital, e o endereço da caixa na estante fica associado ao registro. É assim que um acervo híbrido passa a ter uma fonte única de consulta.
Dá para integrar com o SEI, o PJe e os sistemas legados?
Sim. A camada de integração da plataforma — o InterDoc — conecta o DocZ ao SEI, ao PJe, a bases e a aplicações legadas, para que o documento circule entre os sistemas sem virar mais um silo.
Quanto tempo leva uma implantação?
Depende do que já existe. Quando os instrumentos arquivísticos estão válidos, a configuração e a entrada em operação assistida correm em poucos meses; quando é preciso elaborar código de classificação e tabela de temporalidade antes, essa etapa costuma dominar o cronograma. O diagnóstico inicial é justamente o que fecha esse número.
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