Localizações estratégicas
Unidades posicionadas para logística ágil e recuperação rápida quando você precisa.
Solução · Armazenamento Físico e Digital
Guarde, rastreie e recupere cada documento, do arquivo à nuvem.
Guarda própria em alta segurança, com endereçamento, rastreio e cadeia de custódia.
Centros de guarda próprios, com vigilância 24h e rastreio por código de barras e RFID.
Segunda Onda · TDO + IA
A infraestrutura que sustenta a informação.
A Segunda Onda é onde o acervo ganha endereço: estrutura física própria e guarda digital, sob a mesma cadeia de custódia.
Os desafios
O que está em jogo quando o acervo fica com você.
Guardar documentos na própria instituição parece a opção mais barata, até o primeiro extravio, sinistro ou auditoria.
- 01.
Extravio e perda
Sem rastreabilidade, documentos críticos somem e ninguém sabe onde nem quando.
- 02.
Risco de sinistro
Incêndio, alagamento e pragas ameaçam acervos guardados em ambientes despreparados.
- 03.
Acesso descontrolado
Guarda interna sem controle expõe informações sensíveis e compromete a conformidade.
- 04.
Custo do espaço próprio
Manter arquivos ocupando áreas nobres da instituição é caro e ineficiente.
- 05.
Falta de visibilidade
Sem monitoramento, não há como comprovar a integridade e a localização do acervo.
- 06.
Continuidade em risco
A perda de documentos essenciais pode paralisar operações e processos inteiros.
A operação, na práticaUma estrutura inteira
Uma estrutura inteira
dedicada ao seu acervo.
Galpão, estantes, esteiras, frota e equipe próprias. A guarda é operada pela SOS Docs de ponta a ponta, sem terceirizar a custódia.
Recebimento, endereçamento e movimentação acontecem dentro da nossa estrutura, com a equipe da SOS Docs operando cada etapa.
O que entregamos em um contrato de guarda.
O acervo em papel sob custódia e o mesmo acervo acessível pelo sistema: as duas frentes no mesmo contrato.
Guarda física
O acervo em papel sob nossa custódia: estrutura, equipe e frota próprias, do recolhimento à destinação final.
- Coleta e transporte monitorado, com cadeia de custódia registrada
- Guarda em centro de alta segurança, com ambiente controlado
- Endereçamento por rua, coluna e nível, com etiqueta e código de barras
- Inventário e conferências periódicas do acervo custodiado
- Atendimento de solicitações com entrega do documento físico
- Destinação final conforme a tabela de temporalidade aprovada
Guarda digital
O mesmo acervo acessível de onde você estiver: documento físico e digital como uma fonte só da verdade.
- Consulta ao acervo pelo sistema, sem depender do deslocamento da caixa
- Digitalização sob demanda do documento solicitado
- Espelhamento entre o item físico e o registro digital
- Controle de acesso por perfil, com trilha de auditoria
- Backup e redundância dos arquivos sob custódia
- Preservação de longo prazo em repositório digital confiável (RDC-Arq)
A estrutura por trás
Escala para assumir acervos de qualquer tamanho.
Guardar documento exige galpão, estantes normatizadas, frota, brigada e equipe própria. Foram mais de 15 anos construindo essa estrutura.
- +15 anos
- de operação em guarda e custódia documental
- +500 km
- lineares de acervo físico sob nossa guarda
- 24h
- de vigilância, CFTV e brigada em prontidão
- +200
- organizações públicas e privadas atendidas
A guarda de documentos é uma frente só, em três ondas.
Organizar, guardar e digitalizar acontecem no mesmo projeto, com a mesma equipe e a mesma cadeia de custódia.
Onda 01
Gestão Documental
Classificar, higienizar e dar temporalidade ao acervo: a fundação de tudo.
Onda 02 · você está aqui
Armazenamento Físico e Digital
Estrutura própria de guarda, com endereçamento, rastreio e atendimento de consultas.
Onda 03
Digitalização
Conversão em escala com OCR e indexação, sobre um acervo já organizado.
Infraestrutura e segurança
Uma fortaleza para o seu acervo.
Cada camada da operação existe para proteger o que é insubstituível, e para comprovar essa proteção a qualquer momento.
Estantes em aço
Estrutura robusta e normatizada que protege o acervo e maximiza a densidade de guarda.
CFTV e vigilância 24h
Monitoramento por câmeras e vigilância ininterrupta, com cada acesso registrado.
Detecção e combate a incêndio
Sistemas dedicados e Bombeiro Civil em prontidão para proteger documentos insubstituíveis.
Controle de pragas
Programa contínuo que preserva a integridade física dos documentos ao longo dos anos.
Transporte monitorado
Veículos e motoristas rastreados em cada movimentação, mantendo a cadeia de custódia.
Certificações e conformidade
Operação aderente à legislação, sustentando a segurança jurídica do seu acervo.
Controle de acesso
Só pessoas autorizadas acessam cada área, protegendo o patrimônio e a informação.
Como funciona a operação
Do recolhimento à devolução, com registro em cada passo.
Cinco etapas conduzidas por equipe e frota próprias — a caixa nunca sai da nossa cadeia de custódia.
01 · Inventário
Nada sai do lugar sem estar inventariado.
O levantamento acontece no seu endereço: cada caixa é conferida e etiquetada antes de entrar na nossa custódia.
- Levantamento in loco
- Etiqueta e código de barras
- Termo de transferência
A conferência começa na origem: nenhum volume entra no transporte sem registro.
02 · Transporte
Da sua sala até a nossa estrutura, sob custódia.
Frota e equipe próprias, com veículos monitorados e rota registrada. A cadeia de custódia não passa por terceiros.
- Veículos monitorados
- Equipe própria
- Cadeia de custódia registrada
A coleta é feita pela nossa equipe, com registro de cada volume embarcado.
03 · Recebimento
Conferência na entrada, volume a volume.
Cada caixa é conferida contra o inventário e só então segue para a posição definitiva no centro de guarda.
- Conferência contra o inventário
- Registro de divergências
- Entrada no sistema
Na doca, cada volume é lido e conferido contra o inventário antes de subir para a estante.
04 · Guarda
Endereço definitivo, ambiente controlado.
A caixa recebe rua, coluna e nível, e passa a viver em estrutura normatizada, monitorada 24 horas por dia.
- Endereçamento único
- Estantes normatizadas
- Monitoramento 24h
Rua, coluna e nível: a posição da caixa é única e fica registrada no sistema.
05 · Consulta
O documento de volta, em papel ou em tela.
A solicitação entra pelo sistema e a devolução fecha o ciclo: o documento retorna à posição com a movimentação registrada.
- Solicitação pelo sistema
- Entrega física ou digitalizada
- Devolução registrada
Cada solicitação vira uma movimentação registrada, e o histórico da caixa continua auditável.
A conferência começa na origem: nenhum volume entra no transporte sem registro.
A coleta é feita pela nossa equipe, com registro de cada volume embarcado.
Na doca, cada volume é lido e conferido contra o inventário antes de subir para a estante.
Rua, coluna e nível: a posição da caixa é única e fica registrada no sistema.
Cada solicitação vira uma movimentação registrada, e o histórico da caixa continua auditável.
01 Inventário
02 Transporte
03 Recebimento
04 Guarda
05 Consulta
Conceitos-chave
O vocabulário da guarda, sem juridiquês.
Os termos que aparecem no contrato e no dia a dia da operação, e o que cada um significa na prática.
Cadeia de custódia
O registro contínuo de quem teve o documento em mãos, do recolhimento à devolução. É o que sustenta o valor probatório do acervo.
Endereçamento
Rua, coluna e nível: cada caixa tem uma posição única dentro do centro de guarda, como um endereço postal.
Rastreabilidade
Código de barras e RFID registram toda movimentação, deixando o histórico de cada caixa auditável a qualquer momento.
Ambiente controlado
Temperatura, umidade, pragas e acesso sob controle, o que mantém o papel íntegro por décadas.
Digitalização sob demanda
Você solicita e recebe o arquivo digital, sem esperar o deslocamento da caixa até a sua mesa.
Físico e digital espelhados
O item em papel e o registro no sistema apontam para a mesma verdade, sem acervo paralelo.
Conformidade & governança
Custódia com respaldo legal, do recolhimento ao descarte.
A guarda segue as mesmas normas que regem a informação pública, e a destinação final só acontece com a temporalidade aprovada.
- CONARQ
- e-ARQ Brasil
- Lei de Arquivos (8.159/91)
- Decreto 10.278/2020
- RDC-Arq
- LGPD
- LAI
Resultados esperados
O acervo fora do seu caminho e ao seu alcance.
O que a sua instituição ganha quando a guarda passa a ser uma operação, e não um depósito.
- 01
Acervo sob custódia auditável, com a localização de cada caixa comprovável
- 02
Área nobre da instituição liberada e custo de guarda previsível
- 03
Documento em mãos em horas, físico ou digitalizado sob demanda
- 04
Risco de sinistro, extravio e acesso indevido drasticamente reduzido
- 05
Caminho pronto para a digitalização e a preservação digital
Empresas e órgãos que confiam na SOS Docs
Cases
Onde a gestão da informação gera impacto
Projetos que transformam informação em eficiência, governança e resultados duradouros.
CASE — PRFDo caos à nuvem.
100%
do acervo crítico recuperado e digitalizado
Após as enchentes de 2024 no Rio Grande do Sul, resgatamos a memória institucional da corporação do acervo físico devastado à nuvem.
2.800 m
lineares resgatados
17.787
caixas tratadas
11 meses
de operação
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Fale com um especialista
Conte o cenário do seu acervo: volume, onde está hoje e com que frequência é consultado. Devolvemos uma proposta de guarda dimensionada em cima disso.
Um especialista da SOS Docs dimensiona a guarda do seu acervo e desenha a operação.
Sem compromisso