Como especificar um SIGAD em edital sem travar a licitação
Copiar o catálogo de um fornecedor direciona a contratação e costuma voltar como impugnação. Como escrever o termo de referência por requisito, e o que precisa estar no escopo além do software.
Boa parte dos projetos de SIGAD que fracassam já nasceu errada no termo de referência. Os sintomas são conhecidos: impugnação por direcionamento, licitação deserta, contratação de um GED com nome de SIGAD, ou — o mais comum — um sistema entregue e configurado que ninguém usa, porque o órgão nunca teve código de classificação para aplicar nele.
Especificar SIGAD é diferente de especificar software administrativo. O objeto não é uma licença: é um sistema, mais os instrumentos arquivísticos que o alimentam, mais a operação que faz o acervo existente entrar nele. Este artigo trata de como escrever isso sem travar a contratação.
O erro de origem: copiar o catálogo de um fornecedor
É a prática mais frequente e a mais arriscada. Alguém assiste a uma demonstração, gosta, e o termo de referência acaba descrevendo aquela tela, aquele fluxo, aquele nome de módulo. O resultado é um edital que só um fornecedor atende — e que a Lei 14.133/2021 não admite, por restringir a competitividade sem justificativa técnica.
O caminho é começar pelo estudo técnico preliminar: qual o volume e a tipologia do acervo, o que já existe de instrumento arquivístico, quais sistemas precisam se comunicar, qual o cenário de sigilo e acesso. A especificação nasce daí, não da apresentação comercial.
Especifique por requisito, não por funcionalidade
A diferença é concreta. Em vez de “o sistema deve possuir tela de árvore de classificação com arrastar e soltar”, escreva “o sistema deve vincular obrigatoriamente cada documento capturado a uma classe do plano de classificação vigente, impedindo a captura sem classificação”. A primeira descreve um produto; a segunda descreve o que a instituição precisa que aconteça.
O e-ARQ Brasil é a fonte natural desses enunciados — ele já está escrito nesse formato, é público e é referência oficial do CONARQ. Adotá-lo como base do termo de referência dá amparo normativo à exigência e desarma o argumento de direcionamento, porque o modelo não pertence a nenhum fornecedor.
O que precisa estar no escopo além do software
Instrumentos arquivísticos. Se o código de classificação e a tabela de temporalidade não existem ou estão desatualizados, elaborá-los ou revisá-los é parte do objeto, com validação pela comissão permanente de avaliação de documentos. Sem eles, o sistema entra sem regra para aplicar.
Migração e tratamento prévio. O acervo digital que já existe precisa entrar classificado. Importar uma pasta de rede como está apenas reproduz a desordem dentro do sistema novo, agora com aparência de organização.
Capacitação e operação assistida. A classificação acontece na origem, nas mãos de quem produz o documento. Se as equipes não forem capacitadas por perfil e acompanhadas nos primeiros ciclos reais, a adesão cai e o sistema vira um repositório caro.
Acervo físico, quando houver. Grande parte dos órgãos opera em regime híbrido. Registrar a caixa no mesmo sistema, com a mesma classificação e o mesmo prazo do digital, é o que dá uma fonte única de consulta — e isso é serviço de operação, não licença.
Critérios de aceite que se sustentam
Declaração de atendimento não é critério de aceite: é papel. O que sustenta a contratação é a verificação em prova de conceito, com documentos do próprio órgão, do ciclo completo — captura classificada, tramitação, aplicação de temporalidade, geração da listagem de eliminação, registro do ato e exportação íntegra com metadados.
Amarre também o que protege o órgão no futuro: propriedade dos dados, formato aberto de exportação, prazos de atendimento e a matriz de requisitos preenchida com evidência, entregue como produto do contrato. É esse conjunto que permite trocar de fornecedor sem perder o acervo.
Um edital que descreve a necessidade, não o produto
Um bom termo de referência de SIGAD não cita marca, não descreve tela e não copia catálogo. Ele descreve o que precisa acontecer com o documento — classificado na origem, com prazo controlado, autêntico e com destino previsto — e usa o e-ARQ Brasil como linguagem comum entre o órgão e o mercado.
A SOS Docs apoia órgãos públicos nessa etapa desde o diagnóstico, e executa o projeto completo depois: instrumentos arquivísticos, implantação do DocZ, migração e operação assistida.
