e-ARQ Brasil na prática: como avaliar se o sistema realmente atende
Não existe selo de certificação de SIGAD. A aderência ao modelo do CONARQ se prova requisito a requisito — e há capítulos que reprovam mais sistemas do que todos os outros juntos.
Uma pergunta aparece em toda contratação de SIGAD: “o sistema é certificado no e-ARQ Brasil?”. A resposta honesta desmonta a pergunta — não existe certificação. O e-ARQ Brasil é um modelo de requisitos publicado pelo CONARQ, não um selo emitido por alguém. Nenhum órgão brasileiro credencia sistemas, e qualquer fornecedor que exiba um certificado de aderência está exibindo um documento que ele mesmo produziu.
Isso não enfraquece o modelo: apenas transfere o trabalho de avaliação para o contratante. Aderência ao e-ARQ se demonstra requisito a requisito, com evidência. Este artigo mostra como conduzir essa avaliação sem depender da apresentação comercial.
O que o modelo é — e o que ele não é
O e-ARQ Brasil descreve os requisitos que um sistema precisa cumprir para gerir documentos arquivísticos digitais e híbridos com validade. É dividido em duas partes: a Parte I trata dos requisitos funcionais e não funcionais — captura, organização, tramitação, avaliação e destinação, segurança, armazenamento, preservação, interoperabilidade, usabilidade, desempenho; a Parte II especifica os metadados que sustentam autenticidade e contexto.
O que ele não é: uma lista de funcionalidades de tela, um catálogo de produto ou um exame com nota final. É um instrumento de especificação e de avaliação — serve para escrever o edital e depois para conferir se o que foi entregue corresponde ao que foi pedido.
Os capítulos que mais reprovam
Na prática, quase todo sistema passa na captura e na busca: é o que os fornecedores vendem há vinte anos. Os três pontos onde as demonstrações costumam travar são outros.
Avaliação e destinação: peça para ver a temporalidade sendo aplicada automaticamente a partir da classificação, o sistema gerando a listagem de eliminação de um conjunto real, e o registro do ato depois de executado. Não basta um campo “prazo” preenchido à mão.
Trilha de auditoria: pergunte quem pode apagar um evento do log. Se a resposta for “o administrador”, não é trilha de auditoria — é um relatório. O registro precisa ser inalterável inclusive por quem administra o sistema.
Exportação: peça a extração de um conjunto de documentos com todos os metadados associados, em formato aberto e íntegro. É o teste que revela dependência do fornecedor, e é o que garante que o acervo sobreviva à troca de contrato.
A Parte II, que quase ninguém abre
Metadados parecem detalhe técnico e são o coração da coisa. São eles que registram quem produziu o documento, em que processo, sob qual classificação, com que restrição de acesso e o que aconteceu com ele desde então. Sem esse conjunto, o objeto digital vira um arquivo órfão — abre, mas não se sabe de onde veio nem se é o original.
Na avaliação, o teste é simples e implacável: exporte um documento e leia os metadados que vieram junto. Se o pacote traz apenas nome do arquivo, data e usuário que fez o upload, o sistema não atende à Parte II — por mais completa que tenha sido a demonstração da interface.
Como conduzir a prova de conceito
Avaliação de SIGAD não se faz por apresentação: faz-se por prova de conceito com documentos do próprio órgão. Monte um conjunto pequeno e representativo — um tipo documental com sigilo, um processo com tramitação entre setores, uma série com prazo vencendo — e peça o ciclo completo, da captura à destinação.
Leve a matriz de requisitos preenchida como entregável contratual, com a evidência de cada item: print, log, arquivo exportado. Essa matriz é o que sustenta a decisão diante do controle interno e o que dá base para exigir correção depois, se o comportamento em produção divergir do que foi demonstrado.
Aderência se prova, não se declara
A ausência de um selo oficial costuma ser lida como fragilidade do modelo. É o contrário: obriga o contratante a olhar o sistema funcionando com os documentos reais dele, que é a única avaliação que significa alguma coisa.
A SOS Docs entrega a matriz de aderência do DocZ ao e-ARQ Brasil item por item, como documento técnico do projeto — e conduz a prova de conceito com o acervo do próprio órgão, não com uma base de demonstração.
